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ABC… Hop classé !

Bonjour à vous, les mordus de l’organisation et du classement !

LA MEILLEURE DES BIENVENUES SUR MON BLOG!

Je suis vraiment très heureuse de vous accueillir sur mon blog. Pourquoi? Parce que la mise en ligne de ce blog constitue le résultat de plusieurs années d’essais/erreurs, de recherches, d’efforts, de tentatives et de réussites quant à la façon de gérer et d’organiser mes documents personnels.

Pour créer ce blog, je me suis lancée un grand défi! Celui de vous faire partager les résultats de cette belle aventure issue de mon cheminement en gestion des documents papier, en gestion des documents électroniques et en gestion de l’information.

Et surtout de vous faire bénéficier de la façon dont je suis passée au travers. Je me suis inspirée des enseignements et des pratiques scientifiques. J’ai découvert des astuces me permettant de corriger mes erreurs. Et j’ai identifié des principes et des méthodes adaptées au traitement de documents dans un environnement personnel.  

CLASSEMENT DES DOCUMENTS PERSONNELS

L’histoire de mon défi prend origine avec la création de documents dans mon ordinateur personnel. Tout comme la plupart d’entre vous, j’ai d’abord commencé par classer en créant de simples listes de dossiers. Puis, à mesure que le nombre et la diversité des documents grandissait, à y ajouter successivement des sous-dossiers. Et bien entendu, selon la logique du moment.

Après quelques temps, au besoin de consulter de l’information, je prenais un temps fou à chercher l’objet de mon désir! Bien sûr, j’avais oublié le nom attribué au document, le dossier dans lequel il était classé, le chemin d’accès à ce dossier, etc.

Frustrée, je me disais qu’il était temps de penser un meilleur groupement. Toutefois, l’ajout de nouveaux groupements me faisait répéter inlassablement le même problème : celui de procéder encore et toujours par accumulations partielle et successive de sujets sans penser ni globalement ni à une organisation hiérarchique entre ces dossiers.

Sans le vouloir, je reproduisais inlassablement les conditions parfaites pour garantir mon futur échec dans mon classement personnel…

GESTION DOCUMENTAIRE DANS LES ORGANISATIONS PUBLIQUES 

Je ne peux passer sous silence que pendant plus de trente années au service de grandes organisations publiques, l’ordinateur a également été l’outil de travail quotidien dans mon environnement professionnel. Pendant toutes ces années, j’y ai été confrontée à de multiples situations et problématiques liées à l’usage des documents numériques.

À de nombreuses occasions, j’y ai été mise au défi d’appliquer les principes, techniques et méthodes des sciences de la gestion documentaire et de la gestion de l’information. C’est aussi là que j’ai appris la signification et l’usage de termes et d’outils tels que ‘’Document’’, ‘’Dossier’’, ‘’Structure de classification’’, ‘’Calendrier de conservation’’, ‘’Index de repérage’’, ‘’Document actif, semi-actif, inactif’’, ‘’Déclassement’’, ‘’Archives‘’, ‘’Information nominative’’, etc.

J’ai également appris qu’en vertu notamment de la reddition de comptes aux citoyens, les entreprises publiques ont l’obligation d’appliquer des lois et règlements relatifs au classement des documents et à leur conservation. J’aurai l’occasion de revenir sur ces thèmes dans mes articles de blog.  

GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

Par un concours de circonstances, à la suite d’un parcours de perfectionnement et d’expériences en gestion de l’information, j’ai été invitée à intégrer le rôle de chef de projet pour le développement d’un important système de GED à l’intention de plus de 2000 usagers.

C’est à ce moment que ma collaboration avec différentes équipes de gestion documentaire et de spécialistes technologiques m’a mise en contact avec les outils visant à faciliter le travail de classement, de repérage, d’élagage et de conservation du patrimoine documentaire.  

Avec de l‘accompagnement, de la formation et du soutien, j’ai pu connaître, comprendre et mettre en application des méthodes de la science de la gestion documentaire et de la gestion de l’information. Par l’action concertée d’équipes spécialisées, j’ai participé à l’optimisation de l’efficacité mais aussi à la sécurité de l’actif documentaire de mon organisation.

DOCUMENTS DE GESTION ET DE MISSION

Mes expériences professionnelles m’ont aussi appris que la structure de classement dans une organisation publique est présentée de façon numérique, logique et hiérarchique sous forme de classes, sous-classes, divisions et subdivisions :

Classe             1000
Sous-classe          1100
Division                     1110
Subdivision                     1111

Elles m’ont également appris que la structure de classement d’une organisation publique est découpée en deux grands blocs d’activités.

Le 1er bloc regroupant les activités de GR (gestion des ressources) généralement identifiées sous les classes suivantes : GRA (administratives) GRH (humaines), GRF (financières), GRM (matérielles) et GRI (informationnelles).

Le 2e bloc regroupant les activités de mission de l’organisation. Elles sont spécifiques à la nature ou à la raison d’être de l’organisation ou à ses produits et services (agriculture, éducation, santé, tourisme, transport, etc.). Et elles peuvent varier selon les grandes fonctions de l’organisation. Je reviendrai également sur ces thèmes dans mes articles de blog.  

APPRENDRE ET ENSEIGNER

Le chemin parcouru m’a également permis d’intégrer deux responsabilités fondamentales imparties à tout être humain.

Tout d’abord, la responsabilité d’apprendre. Apprendre la vie à travers l’acquisition de savoirs (connaissances), de savoir-faire (compétences) et de savoir-être (attitudes).

Puis la responsabilité d’enseigner la vie. Transmettre ses acquis sous forme de meilleures pratiques. Accompagner, expliquer, guider, conduire, etc. Être ouvert et attentif aux besoins exprimés autour de soi en vue d’aider à faciliter le passage là où soi-même on a trébuché.

Même si l’école est un lieu fondamental pour les fonctions d’enseignement et d’apprentissage, il existe plusieurs autres lieux et circonstances pouvant nous mettre en situation d’apprendre et d’enseigner. Apprendre et enseigner sont d’abord et avant tout une ouverture d’esprit envers le changement. On peut accompagner une personne manifestant cette attitude d’ouverture, ce besoin et ce désir de changement.

LE CHEMIN PARCOURU…

La vie m’a donné la chance de m’inspirer de mon parcours professionnel pour me guider dans l’apprentissage et le développement d’une approche de classement personnelle.

Toutes ces années au service de grandes organisations publiques et d’institutions démocratiques m’ont permis de vivre une belle réciprocité intellectuelle et participative. Et, bien que j’aie choisi de prendre ma retraite de cette grande aventure professionnelle, je ne souhaite pas pour autant prendre ma retraite de l’apprentissage et de la vie créative.

ACCOMPAGNER LES ABÉCISTES DANS LEUR CLASSEMENT

Tout en cultivant ma passion créative, je souhaite maintenant mettre mes acquis et découvertes au service de personnes ayant le désir d’optimiser leur classement personnel.

Après deux ans, plus de 1000 heures de travail, une centaine de versions et quelques mises à l’essai, j’utilise maintenant comme solution la structure universelle de classement que j’ai développée dans mon environnement personnel. Et je souhaite la partager avec vous.

Cette structure universelle de classement s’inspire largement des enseignements, de la logique et des principes de la gestion documentaire et de la gestion de l’information! Elle est basée sur des principes avérés dont l’application sied à tous les usagers.

En plus de regrouper ses documents de manière hiérarchique et logique, la
structure universelle de classement permet d’organiser tous ses documents personnels de manière simple et intuitive. Les trois lettres ‘’ABC’’ servant d’entrées au classeur numérique, la structure universelle de classement permet de regrouper de manière simple, intuitive et logique toutes les activités susceptibles de se produire lors d’une vie entière, de la naissance au trépas.

  • ‘’Activités’’
  • ‘’Biens’’
  • ‘’Contacts’’.

Toute une vie rangée dans un classeur universel à trois tiroirs comprenant des classes, sous-classes, divisions et subdivisions prédéfinies, bien inscrites sur des onglets et organisés selon une logique de classement uniforme et définitif.

Ne reste qu’à y insérer ses propres dossiers. Facile, non?

LE DÉFI : LE PARTAGE DES APPRENTISSAGES!

En me suivant sur mon blog, vous trouverez des articles sur les meilleures pratiques pour vous aider à gérer le contenu de votre ordinateur personnel et à regrouper au même endroit et sous une même structure vos documents de la suite Office, vos courriels, vos photos et vidéos, vos factures, vos documents notariés, etc.

Vous pourrez utiliser le même ordonnancement logique pour organiser vos favoris de sites Web. De la sorte, peu importe l’environnement technologique dans lequel vous serez actif, l’information se présentera à vous selon la même logique d’organisation. Génial, non?

AVANT DE SEMER SON JARDIN, SAVOIR PRÉPARER LE SOL!

Dans toute nouvelle pratique, il y a l’étape préalable de la préparation du terrain… Vous aurez compris qu’avant de mettre en ligne la formation et la structure universelle de classement, j’aurai pris soin de rendre disponible sur mon blog de l’information générale pour vous accompagner à vous y préparer.

Pendant ce temps, je serai à l’écoute de vos interrogations. J’y répondrai sous forme d’articles pouvant également bénéficier à tous les ”Abécistes”.

À tout de suite pour la lecture de mes prochains articles!

Simplement, intuitivement et logiquement…

Allez! ABC… Hop classé !B

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