2. INVENTAIRE – ÉTIQUETTES D’IDENTIFICATION (2/4)


Bonjour à vous, les ”Abécistes” mordu/es de l’organisation et du classement !

Maintenant que l’inventaire des espaces de stockage existants est réalisé, il y a lieu d’identifier minimalement le contenu de chacun d’eux de façon à être en mesure d’effectuer le repérage de son actif documentaire.

Pour ce faire, il faut prendre le temps de bien étiqueter les caractéristiques des espaces de stockage que l’on possède, ce qui est essentiel si on veut déterminer l’usage futur qu’on en fera.

2 ÉTIQUETTES D’IDENTIFICATION

Au moment de passer en revue le contenu des espaces de stockage, et pour rendre efficace leur traitement ultérieur, il est essentiel d’attribuer une étiquette d’identification à chacun d’eux : c’est l’étape de la caractérisation

Cette étape est cruciale puisqu’elle permet de déterminer :

  • l’ordonnancement du traitement futur de chacun des supports physiques
  • les modalités de son élagage (conservation, archivage ou destruction)

L’information des étiquettes doit être composée d’identifiants signifiants pour chacun des supports, tel que :

  • un numéro de support
  • un sujet
  • une temporalité
  • un volume  

TRUC ET ASTUCE : utiliser comme étiquette une languette de papier à masquer (‘’masking tape’’) et inscrire l’information à l’aide d’un stylo bille ou d’un stylo feutre à pointe fine.

TRUC ET ASTUCE – Exemple d’identifiants pour les étiquettes:

  • Clé USB #1 : mon chat Princesse 2005-20015 – dressage, photos, vétérinaire (1 Go)
  • Disque dur #1 : Études et emplois 2005-2019 (4,5 Go)
  • iCloud : Photos et vidéos 2000-2019 (10 Go)
  • PC #1 : Administration et finances 2000-2019 (3,5 Go)  

À VENIR :  # 3 Listes d’étiquettes

Allez, ABC… Hop! Classé!

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