3. INVENTAIRE – LISTE D’ÉTIQUETTES (3/4)


Bonjour à vous‘Abécistes” mordu/es de l’organisation et du classement!

Afin d’être en mesure d’apprécier visuellement l’importance des contenus de ses supports de stockages en vue de leur élagage, conservation, destruction et/ou archivage, il est requis maintenant de dresser la liste des étiquettes.

3. LISTE D’ÉTIQUETTES

La liste, sur support papier ou numérique, doit permettre un ordonnancement clair et logique de chacun des éléments des supports de stockage répertoriés.

Pour faciliter le repérage, il est préférable d’organiser ses listes par ordre alphabétique et numérique. Elles peuvent également être construites à partir d’un imprime-écran de fichiers.

TRUC ET ASTUCE – Exemple d’une liste d’étiquettes:

  • Boîte de courriel #1 – Gmail : correspondance ami/es et famille (2000-2019 (3 Go)
    • (Note : dresser la liste des dossiers de la boîte de réception)
  • Boîte de courriel #2 – Outlook : courrier comptes fournisseurs 2005-2019 (2 Go)
    • (Note : Dresser la liste des dossiers de la boîte de réception)
  • Clé USB #1 : mon chat Princesse 2005-20015 – dressage, photos, vétérinaire (1 Go)
  • Clé USB #2 : voyages – 2005-2010 (3 Go)
  • Disque dur #1 : Études et emplois 2005-2019 (4,5 Go)
    • Collège 2005-2008 – techniques administratives
    • Diplômes et bulletins – 2000-2008
    • Emploi – CV et lettres 2005-2019
  • iCloud : Photos et vidéos 2000-2010 (10 Go)
    • Photos Ami/es 2000-2010
    • Photos famille AARON – 2010-2019
    • Vidéo du Mariage d’Estelle et Jean – 2012
  • PC #1 : Administration et finances 2000-2019 (3,5 Go)
    • Assurances 2008-2018 (10 Ko)
    • Contrat de vente de résidence – 2008 et 2015
    • Impôt 2000-2019
    • Factures 2008-2018

Cet exercice peut paraître plutôt fastidieux à réaliser. Il exige d’autant plus de temps que le patrimoine documentaire accumulé est volumineux et épars. Toutefois il est essentiel de ne pas négliger cette étape.

Pourquoi s’astreindre à exécuter ce travail? Quels en sont les avantages?

  • Il favorise la quantification et la qualification de sa masse documentaire : qui d’autre que la/le propriétaire de son environnement est mieux placé/e pour réaliser et exercice?  
  • Il permet à chacun/e de prendre conscience de la désuétude qu’ont pris plusieurs de ses documents après avoir constaté qu’ils n’ont pas de valeur juridique, administrative ou patrimoniale et que leur accumulation après un certain temps devient complètement inutile.  
  • Il oblige à passer en revue l’évolution de ses champs d’intérêts au fil des années et à mettre en perspective la nouvelle gradation de leur importance.
  • En ayant en tête une remémoration récente de son patrimoine documentaire, il devient facile d’élaguer ses dossiers désuets en établissant des liens entre ses dossiers.
  • Un autre avantage de la mémorisation récente de ses dossiers consiste, dans la future étape du classement, à favoriser le repérage des documents du patrimoine documentaire qui méritent d’être transposés et classés correctement dans la nouvelle structure.

Lorsque la formation et la structure de classement seront devenues disponibles sur le blog, les ”Abécistes” qui auront réalisé le présent exercice seront davantage en mesure de comprendre et d’apprécier pourquoi il est essentiel de classer dès leur création/réception les documents qui méritent d’être conservés, tout en prenant en considération leur durée de conservation.

À VENIR : 4. Élimination du superflu

Allez, ABC… Hop! Classé!

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