2019-04-19

‘’ Quels documents conserver ? Pourquoi ? Et pour combien de temps ? ‘’

Bonjour à vous, les « Abécistes » mordu/es de l’organisation et du classement !

Vous vous êtes sûrement déjà posé ces questions ‘’Quels documents je dois conserver ? Pourquoi ?’’ Et pour combien de temps ? ‘’

Ces questions devraient vous donner des motifs suffisants pour classer vos documents en vue de les retracer au moment où ils vous seront utiles.

1. Pourquoi conserver ses documents ?

Il y a plusieurs raisons pour vouloir conserver un document. En général, on pense à le conserver parce qu’on veut pouvoir y référer au besoin. Alors, on qualifie ce document d’utile ou d’important.

Pourtant, il est utile et important de retenir que la conservation d’un document doit reposer sur sa valeur. Et que cette valeur est soit administrative, soit légale, soit patrimoniale.  

2. Valeur de ses documents

2.1 Valeur administrative

La raison première de la création ou de l’existence d’un document est qu’il répond à des besoins administratifs. Il peut aussi servir de pièce justificative à une activité.

L’analyse de sa valeur consiste à évaluer la période de temps durant laquelle ce document sera d’utilité courante ou d’utilité occasionnelle.

C’est sur cette analyse que s’appuie aussi la décision de destruction du document ayant atteint la fin de son utilité administrative et pour lequel d’autres utilisations n’ont pas été jugées pertinentes.

Au-delà de la date d’application de son délai de conservation, le document concerné pourra être détruit.   

2.2 Valeur légale

Un document possède une valeur légale soit parce qu’il est soumis aux exigences de certaines lois, soit parce qu’il est relié à l’instruction d’une affaire et qu’il peut être utilisé en preuve devant un tribunal.

Ce document a une valeur légale en ce que sa conservation ou sa destruction est assujettie à des exigences législatives.

Le délai de conservation qui est attribué au document est lié à une durée légale déterminée en vertu d’une loi (par exemple la conservation de certains documents visés en vertu de la loi sur les impôts). L’existence du document est la preuve du respect de la loi.

Au-delà de la date d’application de son délai de conservation, le document concerné pourra être détruit.   

2.3 Valeur patrimoniale / historique / de témoignage / de recherche

Le document a une valeur historique lorsqu’il permet de nous faire connaître à travers le temps par sa nature et de témoigner dans le temps de nos activités.

L’application de cette valeur est plus subjective que celle des autres valeurs. Elle repose sur une anticipation d’une valeur secondaire au document et sur son utilisation éventuelle dans le cadre de référence historique, sociologique ou autre.

Le document à valeur historique n’aura alors plus aucune utilité administrative, légale ou financière.

Néanmoins, il requiert d’être conservé sa vie durant.

3. Combien de temps les conserver ?

Certains documents doivent être conservés toute la vie durant, d’autres quelques années seulement et enfin certains jusqu’au dénouement de l’activité ou jusqu’à ce qu’ils soient remplacés par une nouvelle version. En voici quelques exemples.

3.1 Toute la vie de la personne

Assurances : contrats d’assurance décès et d’assurance vie, etc.

Famille : actes d’état civil : acte de naissance, acte d’adoption, contrat de mariage, jugement de séparation, jugement de divorce, acte de décès, donation, succession, testament, etc.

Santé : carnets de santé, carnets de vaccination, carte de groupe sanguin, certificats médicaux, examens médicaux, etc.

Travail : contrat de travail, relevés de salaire, relevé de caisse de retraite, etc.  

Etc.

3.2 En lien avec le dénouement, le renouvellement, le remplacement ou la substitution

Assurances : contrat d’assurance habitation, contrat d’assurance auto, dossier de sinistre, réclamations, etc.

Auto : contraventions, contrôle technique, facture d’achat, factures de réparation, immatriculation, etc.

Biens immobiliers : certificat de localisation, contrat d’évaluation, titre de propriété, contrat de courtage, contrat hypothécaire, contrat de prêt bancaire, etc.

Biens mobiliers : contrats d’achat, contrat de prêt bancaire, certificat de garantie, factures, etc.

Identité : passeport, carte d’identité, carte d’abonnement, permis de conduire, etc.

Etc.

3.3 Selon un nombre d’années déterminées

Banque : contrat de prêt, relevé de compte, valeurs mobilières, etc.

Famille : pension alimentaire, allocations familiales, reconnaissance de dette, etc.

Impôts et taxes : déductions fiscales, taxe d’habitation et taxe foncière, impôt sur le revenu, impôt sur la fortune, etc.

Logement : charges de copropriété, contrat de location, facture de travaux, factures d’eau, d’électricité, de gaz, de téléphone, d’Internet, etc.  

Travail : allocations de chômage, etc.

Etc.

EN CONCLUSION

Vous aurez compris qu’attribuer une valeur de conservation à vos documents deviendra l’étape maîtresse à comprendre et à maîtriser en vue de préparer l’élagage de votre actif documentaire et d’entamer une nouvelle méthode de classement de vos documents.

Allez, ABC… Hop! Classé!