Définition

UN DOCUMENT – Qu’est-ce que c’est?


Bonjour à vous, les « Abécistes » mordu/es de l’organisation et du classement !

Puisque la finalité du blog L’ABC DU CLASSEMENT consiste à aborder l’ensemble des sujets relatifs au classement des documents, commençons par une compréhension commune de ce qu’est un document.

1.DÉFINITION DU DOCUMENT

1.1 L’ISO

L’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) est un réseau international d’organismes nationaux de normalisation composée de plus de 160 membres.

L’ISO ‘’a la responsabilité d’élaborer des Normes internationales d’application volontaire. Ces normes sont fondées sur le consensus, sont pertinentes pour le marché, soutiennent l’innovation et sont destinées à apporter des solutions aux enjeux mondiaux.

Parmi les nombreux catalogues de normes de l’ISO, il y a le Catalogue 01.140.20 – Sciences de l’information y compris documentation, bibliothéconomie et archivistiques parmi lequel se trouve, notamment, la définition du document.

L’ISO définit le document comme un “ensemble formé par un support et une information, généralement enregistré de façon permanente, et tel qu’il puisse être lu par l’homme et la machine.”  

Ce qui signifie que le document regroupe à la fois l’information et son support:

  • L’information qui est de la connaissance destinée à être conservée, traitée ou communiquée
  • Le support qui constitue l’aspect matériel permettant de capter la connaissance.

1.2 LES ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT

Les établissements d’enseignement supérieurs qui offrent des programmes de formation en sciences de l’information et de la documentation s’appuient sur cette norme ISO.

Les programmes d’enseignement qui y sont offerts sont destinés à former des technicien/nes et des professionnel/les qui seront appelés à œuvrer dans des organisations publiques ou privées en vue d’y gérer l’actif documentaire. Il est primordial que ces futurs travailleurs basent leurs pratiques sur des normes reconnues.

Par exemple, l’Université de Montréal qui offre les programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en sciences de l’information, présente sur son site Web une illustration d’un document.

Un exemple d’un établissement de niveau collégial, le Cégep Garneau, qui offre le programme de Techniques en documentation et gestion de l’information. Et qui permet de jumeler un diplôme DEC-BAC en gestion de l’information à l’Université de Moncton.

Ce ne sont que quelques exemples pour illustrer l’importance de la gestion de l’information dans nos sociétés.

2. LES CARACTÉRISTIQUES D’UN DOCUMENT

2.1 LA NATURE DE L’INFORMATION

L’information composant un document est constituée sous différentes natures et est structurée de manière à être lisibles par l’être humain ou par la machine :

  • du texte
  • un chiffrier
  • une photo
  • un dessin
  • une image
  • une figure
  • un schéma
  • un film
  • un enregistrement musical
  • un enregistrement sonore : voix, bruits, sons de la nature, etc.
  • une vidéo
  • du multimédia
  • etc.

2.2 LE SUPPORT DE L’INFORMATION

L’information composant le document est emmagasinée sur différents types de supports transportables, reproductibles, relativement stables. Bien entendu, un document peut être disponible sur plus d’un support.

2.2.1 SUPPORT PAPIER :

  • imprimés, c’est-à-dire composés à partir de caractères alphanumériques normalisés : la bande dessinée, le dictionnaire, le journal, le livre, le périodique, la revue, etc.
  • manuscrits, c’est-à-dire écrits à la main : l’archive, la lettre, la note d’information, etc.
  • tapuscrits, c’est-à-dire dactylographiés à l’aide d’un logiciel de traitement de texte : le dossier, le formulaire, l’exposé écrit, la lettre, le questionnaire, le texte légal, le rapport, etc.
  • visuels, c’est-à-dire composés de formes géométriques ou autres : la diapositive, la photocopie, la photographie, le plan, la reprographie, etc.

2.2.2 SUPPORT MAGNÉTIQUE

  • bande audio
  • bande vidéo
  • etc.

2.2.3 SUPPORT NUMÉRIQUE

  • base de données
  • CD
  • DVD
  • fichiers
  • etc.

2.2.4 SUPPORT VIRTUEL

  • annuaire,
  • courriel
  • Internet
  • page Web
  • texto
  • etc.

2.3 LA FINALITÉ DE L’INFORMATION

Un 3e élément important qui caractérise le document : il est vecteur d’un message. C’est-à-dire que le document a comme finalité de véhiculer soit un message, soit un ensemble cohérent d’informations qui fait sens pour le destinataire.

3. LES FONCTIONS DU DOCUMENT

3.1 UNE FONCTION DE TRANSMISSION

Un document fait partie intégrante d’un processus de communication ayant lieu entre une entité qui fait office d’émetteur et une ou plusieurs entités qui font office de récepteurs.

S’il n’y a pas de communication, il ne peut y avoir de document.

Par exemple, un mémo non publié n’est pas un document

3.2 UNE FONCTION DE MÉMOIRE

L’information, le message une fois inscrit sur le support (papier, électronique…) acquiert une certaine pérennité ou permanence.

Sans enregistrement, il ne peut exister de document.

Par exemple : une entrevue avec une personne n’est pas un document si elle n’a pas été enregistrée sur une bande sonore ou transcrite sous la forme de compte-rendu écrit.

EN CONCLUSION

L’ensemble des documents qu’une personne possède compose son actif documentaire.

Plusieurs de ces documents sont utiles pendant une durée de vie déterminée, d’autres ont une valeur pérenne, alors que certains ne méritent pas d’être conservés après un certain temps. Ce sera l’objet du prochain article.

Allez, ABC… Hop! Classé!