Étape #1 – Diagnostic de l’existant

4. INVENTAIRE – ÉLIMINATION DU SUPERFLU (4/4)

Bonjour à vous les ‘’Abécistes’’ mordu/es de l’organisation et du classement !

4. ÉLIMINATION DU SUPERFLU

Maintenant qu’on a une liste présentant les principales caractéristiques de son inventaire, il devient facile d’effectuer un premier tri pour élaguer l’essentiel de l’inutile.

À cette étape, plusieurs documents superflus qui ne méritent pas d’être conservés peuvent tout simplement être détruits dans la corbeille.

TRUC ET ASTUCE – Exemple de questions à se poser en vue d’effectuer un premier tri :

  • Y a-t-il une valeur administrative qui m’oblige à conserver ces documents?
  • Y a-t-il une valeur légale qui m’oblige à les conserver?
  • Y a-t-il des documents moins récents que je n’ai pas utilisés depuis un moment et dont je ne vois vraiment pas l’utilité future?
  • Y a-t-il des documents que je n’utilise plus jamais et dont je ne vois vraiment pas l’utilité future?
  • Y a-t-il un bénéfice (financier ou autre) à vouloir les conserver?
  • Sur un plan personnel, est-ce davantage une raison émotive qui m’incite à les conserver? Peut-il tout de même y avoir une finalité future ou une valeur PATRIMONIALE à les conserver?
  • Sur un plan professionnel, est-ce davantage une raison émotive qui m’incite à les conserver? Peut-il tout de même y avoir une finalité future ou une valeur PATRIMONIALE à les conserver?
  • Etc.

TRUC ET ASTUCE : dans le doute, attendre à une étape ultérieure avant de détruire certains documents dont on pourrait regretter amèrement la disparition.

À tout de suite et bons préparatifs!

Allez, ABC… Hop! Classé!

3. INVENTAIRE – LISTE D’ÉTIQUETTES (3/4)


Bonjour à vous‘Abécistes” mordu/es de l’organisation et du classement!

Afin d’être en mesure d’apprécier visuellement l’importance des contenus de ses supports de stockages en vue de leur élagage, conservation, destruction et/ou archivage, il est requis maintenant de dresser la liste des étiquettes.

3. LISTE D’ÉTIQUETTES

La liste, sur support papier ou numérique, doit permettre un ordonnancement clair et logique de chacun des éléments des supports de stockage répertoriés.

Pour faciliter le repérage, il est préférable d’organiser ses listes par ordre alphabétique et numérique. Elles peuvent également être construites à partir d’un imprime-écran de fichiers.

TRUC ET ASTUCE – Exemple d’une liste d’étiquettes:

  • Boîte de courriel #1 – Gmail : correspondance ami/es et famille (2000-2019 (3 Go)
    • (Note : dresser la liste des dossiers de la boîte de réception)
  • Boîte de courriel #2 – Outlook : courrier comptes fournisseurs 2005-2019 (2 Go)
    • (Note : Dresser la liste des dossiers de la boîte de réception)
  • Clé USB #1 : mon chat Princesse 2005-20015 – dressage, photos, vétérinaire (1 Go)
  • Clé USB #2 : voyages – 2005-2010 (3 Go)
  • Disque dur #1 : Études et emplois 2005-2019 (4,5 Go)
    • Collège 2005-2008 – techniques administratives
    • Diplômes et bulletins – 2000-2008
    • Emploi – CV et lettres 2005-2019
  • iCloud : Photos et vidéos 2000-2010 (10 Go)
    • Photos Ami/es 2000-2010
    • Photos famille AARON – 2010-2019
    • Vidéo du Mariage d’Estelle et Jean – 2012
  • PC #1 : Administration et finances 2000-2019 (3,5 Go)
    • Assurances 2008-2018 (10 Ko)
    • Contrat de vente de résidence – 2008 et 2015
    • Impôt 2000-2019
    • Factures 2008-2018

Cet exercice peut paraître plutôt fastidieux à réaliser. Il exige d’autant plus de temps que le patrimoine documentaire accumulé est volumineux et épars. Toutefois il est essentiel de ne pas négliger cette étape.

Pourquoi s’astreindre à exécuter ce travail? Quels en sont les avantages?

  • Il favorise la quantification et la qualification de sa masse documentaire : qui d’autre que la/le propriétaire de son environnement est mieux placé/e pour réaliser et exercice?  
  • Il permet à chacun/e de prendre conscience de la désuétude qu’ont pris plusieurs de ses documents après avoir constaté qu’ils n’ont pas de valeur juridique, administrative ou patrimoniale et que leur accumulation après un certain temps devient complètement inutile.  
  • Il oblige à passer en revue l’évolution de ses champs d’intérêts au fil des années et à mettre en perspective la nouvelle gradation de leur importance.
  • En ayant en tête une remémoration récente de son patrimoine documentaire, il devient facile d’élaguer ses dossiers désuets en établissant des liens entre ses dossiers.
  • Un autre avantage de la mémorisation récente de ses dossiers consiste, dans la future étape du classement, à favoriser le repérage des documents du patrimoine documentaire qui méritent d’être transposés et classés correctement dans la nouvelle structure.

Lorsque la formation et la structure de classement seront devenues disponibles sur le blog, les ”Abécistes” qui auront réalisé le présent exercice seront davantage en mesure de comprendre et d’apprécier pourquoi il est essentiel de classer dès leur création/réception les documents qui méritent d’être conservés, tout en prenant en considération leur durée de conservation.

À VENIR : 4. Élimination du superflu

Allez, ABC… Hop! Classé!

2. INVENTAIRE – ÉTIQUETTES D’IDENTIFICATION (2/4)


Bonjour à vous, les ”Abécistes” mordu/es de l’organisation et du classement !

Maintenant que l’inventaire des espaces de stockage existants est réalisé, il y a lieu d’identifier minimalement le contenu de chacun d’eux de façon à être en mesure d’effectuer le repérage de son actif documentaire.

Pour ce faire, il faut prendre le temps de bien étiqueter les caractéristiques des espaces de stockage que l’on possède, ce qui est essentiel si on veut déterminer l’usage futur qu’on en fera.

2 ÉTIQUETTES D’IDENTIFICATION

Au moment de passer en revue le contenu des espaces de stockage, et pour rendre efficace leur traitement ultérieur, il est essentiel d’attribuer une étiquette d’identification à chacun d’eux : c’est l’étape de la caractérisation

Cette étape est cruciale puisqu’elle permet de déterminer :

  • l’ordonnancement du traitement futur de chacun des supports physiques
  • les modalités de son élagage (conservation, archivage ou destruction)

L’information des étiquettes doit être composée d’identifiants signifiants pour chacun des supports, tel que :

  • un numéro de support
  • un sujet
  • une temporalité
  • un volume  

TRUC ET ASTUCE : utiliser comme étiquette une languette de papier à masquer (‘’masking tape’’) et inscrire l’information à l’aide d’un stylo bille ou d’un stylo feutre à pointe fine.

TRUC ET ASTUCE – Exemple d’identifiants pour les étiquettes:

  • Clé USB #1 : mon chat Princesse 2005-20015 – dressage, photos, vétérinaire (1 Go)
  • Disque dur #1 : Études et emplois 2005-2019 (4,5 Go)
  • iCloud : Photos et vidéos 2000-2019 (10 Go)
  • PC #1 : Administration et finances 2000-2019 (3,5 Go)  

À VENIR :  # 3 Listes d’étiquettes

Allez, ABC… Hop! Classé!

1. INVENTAIRE DE L’EXISTANT (1/4)

Bonjour à vous, les ”Abécistes” mordu/es de l’organisation et du classement !

Comment se préparer à une nouvelle méthode de classement?

Un changement est entrepris lorsque la douleur et le malaise de tolérer une situation existante l’emportent sur les efforts à réaliser pour se soustraire à l’inconfort et permettent d’anticiper les plaisirs d’un nouvel état de bien-être.

Il est néanmoins prudent de ne pas s’élancer vers l’inconnu sans filet. Une personne avertie aura pris précaution de faire un bon diagnostic de la situation existante en vue d’être bien éclairée quant à la nouvelle voie à emprunter.

Aussi, avant d’adopter et d’utiliser une nouvelle méthode de classement, il est primordial d’établir le diagnostic de la masse documentaire existante. C’est une réflexion essentielle à quiconque souhaite reprendre le contrôle de son environnement numérique.

La plupart des propriétaires de PC ignorent les caractéristiques principales de leur masse documentaire éparpillée dans une multitude d’espaces de stockage! D’entrée de jeu, j’avoue que ce n’est pas une étape très sexy et que cela peut sembler ennuyant, voire angoissant.

L’importance et la durée de cette étape peuvent être très différentes d’une personne à l’autre. En effet, tout  dépend du volume accumulé, du type de classement utilisé, du nombre de supports de stockage, etc. 

Il faut savoir se retrousser les manches et s’armer de patience! Toutefois, avec de la discipline, une bonne méthode, en mettant l’activité à l’agenda et en y consacrant le temps nécessaire, on y arrive sans faute et sans inquiétude!

1. INVENTAIRE DE L’EXISTANT

D’abord, procéder à l’inventaire des supports existants.  

Supports physiques : regrouper en un même lieu les supports physiques de stockage et en faire l’inventaire.

TRUC ET ASTUCE – Exemples de supports physiques :

  • Disque dur de vos PC (actuels et anciens)
  • Disque dur de vos tablettes intelligentes (actuelles et anciennes)
  • Disque dur de vos tablettes de lecture (actuelles et anciennes)
  • Clés USB
  • Disques durs externes
  • Serveurs personnels
  • Etc.

Supports nuagiques : procéder à l’inventaire des supports nuagiques.

TRUC ET ASTUCE – Exemples de supports nuagiques :

  • Boîtes de courriel :
    • Réception
    • Dossiers de la boîte de réception
    • Envoyés
    • Pièces jointes
    • Etc.
  • Espaces nuagiques (sans frais et avec frais) :
    • Asus Web Storage
    • iCloud
    • Google Drive
    • One Drive
    • Etc.
  • Téléphones intelligents
    • Documents
    • Notes
    • Photos
    • Videos
    • Etc.
  • Etc.

À VENIR : L’inventaire étant réalisé, on sera fin prêt pour les prochaines étapes à paraître dans les prochaines publications :
2. Étiquettes d’identification
3. Listes d’étiquettes
4. Élimination du superflu

Allez, ABC… Hop! Classé!