1. INVENTAIRE DE L’EXISTANT (1/4)

Bonjour à vous, les ”Abécistes” mordu/es de l’organisation et du classement !

Comment se préparer à une nouvelle méthode de classement?

Un changement est entrepris lorsque la douleur et le malaise de tolérer une situation existante l’emportent sur les efforts à réaliser pour se soustraire à l’inconfort et permettent d’anticiper les plaisirs d’un nouvel état de bien-être.

Il est néanmoins prudent de ne pas s’élancer vers l’inconnu sans filet. Une personne avertie aura pris précaution de faire un bon diagnostic de la situation existante en vue d’être bien éclairée quant à la nouvelle voie à emprunter.

Aussi, avant d’adopter et d’utiliser une nouvelle méthode de classement, il est primordial d’établir le diagnostic de la masse documentaire existante. C’est une réflexion essentielle à quiconque souhaite reprendre le contrôle de son environnement numérique.

La plupart des propriétaires de PC ignorent les caractéristiques principales de leur masse documentaire éparpillée dans une multitude d’espaces de stockage! D’entrée de jeu, j’avoue que ce n’est pas une étape très sexy et que cela peut sembler ennuyant, voire angoissant.

L’importance et la durée de cette étape peuvent être très différentes d’une personne à l’autre. En effet, tout  dépend du volume accumulé, du type de classement utilisé, du nombre de supports de stockage, etc. 

Il faut savoir se retrousser les manches et s’armer de patience! Toutefois, avec de la discipline, une bonne méthode, en mettant l’activité à l’agenda et en y consacrant le temps nécessaire, on y arrive sans faute et sans inquiétude!

1. INVENTAIRE DE L’EXISTANT

D’abord, procéder à l’inventaire des supports existants.  

Supports physiques : regrouper en un même lieu les supports physiques de stockage et en faire l’inventaire.

TRUC ET ASTUCE – Exemples de supports physiques :

  • Disque dur de vos PC (actuels et anciens)
  • Disque dur de vos tablettes intelligentes (actuelles et anciennes)
  • Disque dur de vos tablettes de lecture (actuelles et anciennes)
  • Clés USB
  • Disques durs externes
  • Serveurs personnels
  • Etc.

Supports nuagiques : procéder à l’inventaire des supports nuagiques.

TRUC ET ASTUCE – Exemples de supports nuagiques :

  • Boîtes de courriel :
    • Réception
    • Dossiers de la boîte de réception
    • Envoyés
    • Pièces jointes
    • Etc.
  • Espaces nuagiques (sans frais et avec frais) :
    • Asus Web Storage
    • iCloud
    • Google Drive
    • One Drive
    • Etc.
  • Téléphones intelligents
    • Documents
    • Notes
    • Photos
    • Videos
    • Etc.
  • Etc.

À VENIR : L’inventaire étant réalisé, on sera fin prêt pour les prochaines étapes à paraître dans les prochaines publications :
2. Étiquettes d’identification
3. Listes d’étiquettes
4. Élimination du superflu

Allez, ABC… Hop! Classé!

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